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Utilizando DacEasy Contabilidad

Utilizando DacEasy Contabilidad

Fin de Año

DacEasy provee la función Fin de Año para el Libro General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventario. Para accesar Fin de Año, seleccione uno de estos módulos del menú Periódico y seleccione Fin de Año.

Nota: Es relevante que usted lleve a cabo los procesos de Fin de Año en cierto orden. Todas las rutinas de cerrar año deberán ser realizadas consecutivamente, la del Libro Mayor al final.  Puede usar la Guía de Flujo de Trabajo Fin de Año en el Business Center para asegurarse de que el proceso de Fin de Año es completado en el orden correcto

Ya que el Proceso de Fin de Año no es reversible, es importante que usted respalde antes de iniciar el proceso. A continuación una descripción de la rutina de Fin de Año.

Libro General—

El área de Información del Periodo de la caja de diálogo Información Compañia es puesta al corriente para reflejar el nuevo año (los periodos del segundo año pasan a ser periodos de Primer Año).

El Historial de Cuenta es actualizada para reflejar la estructura de los nuevos periodos.

Las cuentas de Ingresos y Gastos son nulificadas y la ganancia neta o pérdida es transferida a la cuenta de ganancias en curso en la caja de diálogo Cuenta de Interfaz.

Las cifras de ventas y comisiones del Segundo Año de cada persona de ventas son cambiadas a la columna de Primer Año.

Las cifras de ventas e impuesto de ventas del Segundo Año son cambiadas a la columna de Primer Año.

Cuentas por Cobrar—opcional 

La Información Historica de cliente para cada cliente es actualizada para reflejar la estructura del nuevo periodo.

Cada cliente será actualizado para reflejar la estructura de los nuevos periodos (UA se mueve a AAP y 1er AÑO ALF se mueve a UA).

Cuentas por pagar—opcional
La Información Historica de Proveedor para cada vendedor es actualizada para reflejar la estructura del nuevo periodo. (UA se mueve a AAP y 1er AÑO ALF se mueve a UA).

Inventario — opcional-

La Información Historica de Producto para cada producto Información Historica de Servicio para cada producto es actualizada para reflejar la estructura del nuevo periodo. (UL se mueve a AAP y 1° AÑO ALF se mueve a UL).

para hacer el cierre debe :

1. hacer backup
2. imprimir los diarios de cada  modulo aunque sea por pantalla
3. asentar ese mes para cada modulo
repetir el paso 2 y 3 hasta llegar a ultimo mes del año fscal

Nota: asentar: en el orden siguiente
compras, facturacion. banco, cxp, cxc y por ultimo LM
 

Caja de diálogo Transacciones del Libro Mayor

DacEasy utiliza la información registrada en el libro mayor para actualizar los balances en el catálogo de cuentas. Se pueden registrar transacciones directamente en el libro mayor ó registrar transacciones en otros módulos y dejar que DacEasy actualice el libro mayor cuando el módulo esté asentado. Se pueden ver transacciones asentadas en el libro mayor, de cualquier forma sólo se pueden editar transacciones no asentadas. Para accesar la ventana de Diálogo Transacción al Libro Mayor, selecciona Libro Mayor del menú Transacciones.

Para mayor información sobre la caja de diálogo Entrada de Transacción al Libro Mayor, haga clic sobre alguna opción en la siguiente pantalla.
 

Opciones en la caja de diálogo Transacción al Libro Mayor

Código Diario

El código del Diario es utilizado para agrupar transacciones cuando se imprimen reportes del libro mayor. Teclee un código del Diario que describa el tipo de actividad ó haga clic en Buscar y selecciona el código del Diario de la lista de códigos existentes.
Por ejemplo, cuando haga registros de cierre para el período de la cuenta, se podría utilizar el código FDM ( Fin de Mes ) seguido por el período. FDM05 significa una entrada de cierre para el quinto período.

Cuando se asienta desde otro módulo, DacEasy crea una transacción asentada en el libro mayor con un código del Diario único. En la mayoría de los casos, el código del Diario utilizado por cada módulo está protegido, por tal razón, no se pueden registrar transacciones de libro mayor con un código de Diario protegido. A continuación una lista de cada código y el módulo que lo utiliza:

AP—Cuentas por Pagar    FA—Generación De la Depreciación De Activo Fijo
AR—Cuentas por Cobrar    IN—Inventario Físico
AS—Ensamble    JC—Programa de DacEasy Job Costing
BI—Facturación    PO—Compras
CH—Efectivo    PY—Programa de DacEasy Payroll

Área de Información de Transacción

Número

A cada transacción se le asigna un número único basado en un contador secuencial para el código del Diario. Si desea agregar transacciones al libro mayor, presione Enter para asignar el siguiente número. Para editar ó ver una transacción existente, teclee el número de transacción ó haga clic en Buscar y seleccione la transacción de la lista de transacciones existentes.

Referencia

Utilice el campo Referencia para teclear una breve descripción ( 10 caracteres máximo ) de la transacción. Este campo es opcional. La referencia se imprime en el Diario del libro mayor y es útil para cuando se quiere localizar la transacción en Buscar.
Cuando una transacción es eliminada, DacEasy inserta la palabra ELIMINADA en el campo Referencia. Esto también se despliega junto con el número de transacción en reportes y búsquedas.
Cuando se asienta desde un módulo que no sea el Libro Mayor, DacEasy pregunta por una referencia. La referencia tecleada se muestra en este campo.


Revertir

DacEasy tiene habilidad de invertir transacciones. Esto permite manejar gastos acumulados tales como términos para un período determinado.
Seleccione este campo para que DacEasy cree un registro invertido para la transacción al momento de asentar. DacEasy crea un registro invertido para el primer día en el próximo período.


Fecha

Teclee la fecha que desee asignar a la transacción. Para su conveniencia, DacEasy muestra por omisión la fecha del sistema. La fecha que teclee debe estar en un período abierto o activo.


Área de Detalle de Transacción

Cuenta

Teclee un número de cuenta ó haga clic en Buscar y seleccione una cuenta del catálogo de cuentas. La cuenta debe ser una cuenta de detalle.
Sugerencia: Si la cuenta que desea utilizar no existe en el catálogo de cuentas, se puede crear una nueva al momento. Haga clic en Agregar en el campo Cuenta. Complete cada campo en la caja de diálogo Editar Cuenta y haga clic en Procesar para agregar la nueva cuenta.


Nombre

Este campo muestra el nombre de la cuenta seleccionada.


Descripción

Teclee un máximo de 24 caracteres como descripción para cada línea de la transacción. DacEasy automáticamente repite la descripción para la siguiente línea de la transacción, pero permite editar la descripción de cualquier línea. Esta descripción se imprime en el Diario del Libro Mayor y en el reporte de Actividad de Cuenta. Esta información permite fácilmente la identificación de la fuente de cada línea en la transacción.

Débito, Crédito

Cuando se asienta una transacción, el balance de la cuenta se actualiza por la cantidad tecleada en éste campo.
Utilice la siguiente tabla para determinar si una cuenta requiere ser debitada o acreditada:


Grupo de Cuentas

Incrementar

Disminuir

Activo

Débito

Crédito

Pasivo

Crédito

Débito

Capital

Crédito

Débito

Utilidad

Crédito

Débito

Gasto

Débito

Crédito

Otro Débito

Débito

Crédito

Otro Crédito

Crédito

Débito


Totales

Los Totales de Débitos y Créditos deben ser iguales para que la transacción pueda ser procesada.

Mas Informacion:

Editando transacciones del Libro Mayor

Libro Mayor

Borrando transacciones del Libro Mayor

Caja de diálogo Abrir Compañía o empresa

Cuando usted inicia el sistema contable DacEasy, DacEasy abre los archivos de datos predeterminados. Accese la opción de Abrir Compañía para acceder una compañía diferente, cambiar la compañía predeterminada, agregar una nueva compañía o borrar una ya existente. Para acceder a la caja de diálogo Abrir Compañía, seleccione Abrir desde el menú Archivo.

Leer más: Caja de diálogo Abrir Compañía o empresa

Imprimir el reporte de Análisis de Ventas

Imprimir el Análisis de Facturación para observar Información detallada de las ventas. Usted puede observar información detallada acerca de los productos que usted ha vendido o los clientes a los cuales usted ha facturado.

Para imprimir el reporte de Análisis de Facturación

1.    Seleccione Análisis de Facturación desde el menú Reportes. La caja de diálogo Análisis de Facturación aparecerá.


2.    Seleccione el enfoque y tipo de reporte.
3.    En el área de Selección, seleccione el rango de transacciones, basado en la fecha de la factura, para limitar mas los registros incluidos en el reporte.
4.    Complete el área de Disposición para definir los métodos de ordenar y rango y escoja si usted desea incluir subtotales y Gran Totales en el reporte.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Análisis de Facturas para una descripción detallada de cada campo.

5.    Haga clic en Aceptar para acceder a la caja de diálogo Disposición de Reporte.
6.     Seleccione el destino, edite la disposición si es necesario, después haga clic en Aceptar para observar el reporte.

Caja de diálogo Analisis de Ventas

Entrando Transacciones Libro Mayor

Entendiendo los tipos de transacciones. Escoja la opción de Transacción/Libro Mayor cuando necesite registrar cualquiera de los siguientes tipos de transacciones.

Transacciones Normales—Las entradas hechas dentro del Libro Mayor cuando no está usando los módulos o está usando los módulos y las entradas no pueden ser registradas dentro de ninguno de los módulos.

Leer más: Entrando Transacciones Libro Mayor

 

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